Comment maintenir la santé financière de votre groupe sur la bonne voie en votre absence ?

Why A Meeting Of The Minds Is Such A CHALLENGE?

Comment maintenir la santé financière de votre groupe sur la bonne voie en votre absence ?

Même si vous n’êtes plus au bureau, vous pouvez toujours garder un œil sur la santé financière de votre groupe grâce à diverses sources. Avec autant d’occasions de surveiller votre argent et de vous assurer qu’il est dépensé de manière responsable, que faites-vous ? Pour certaines personnes, la tête est dans les nuages et elles n’ont pas le temps de se préoccuper des finances de leur groupe. D’autres préfèrent rester en contact par téléphone ou par courriel, tandis que d’autres encore préfèrent faire des vérifications régulières par conférence téléphonique. Votre propre entreprise offre plusieurs avantages lorsqu’il s’agit de garder un œil sur les finances pendant que vous n’êtes pas au bureau. Par exemple, si vous avez une équipe qui travaille à domicile ou dans des endroits éloignés, le fait que tout le monde soit au même endroit permet à chacun de suivre facilement les habitudes de dépenses des autres et d’apporter les changements nécessaires avant qu’ils n’aient trop d’impact sur le bureau principal. Vous pouvez également organiser les bilans de santé financière de manière à établir des directives claires sur ce qui sera considéré comme une “réunion”, une “absence” ou une “absence du domicile” pour les réunions, les appels téléphoniques et les conférences hors du domicile.

Mettre en place la paie hebdomadaire ou les budgets mensuels

Si vous avez des employés qui travaillent à domicile ou dans des endroits éloignés, il est essentiel d’avoir un moyen cohérent de les payer. Mettez en place une paie hebdomadaire ou un budget mensuel pour vous assurer que chacun sait ce que l’on attend de lui. Mettez en place un système de suivi des dépenses et désignez un “dépensier” au sein du personnel qui sera responsable de toutes les dépenses du groupe. Cette personne peut servir de contrôle des dépenses de chacun pour s’assurer qu’elles restent dans les limites des paramètres approuvés.

Créez des rapports financiers détaillés.

Chaque année, créez un rapport financier détaillé pour tous les membres du groupe. Ce rapport doit inclure les dépenses du groupe et les fonds gagnés. Assurez-vous de suivre les dons et les subventions reçus, car ces chiffres vous aideront à déterminer la part de vos revenus consacrée aux dépenses et celle qui reste pour la croissance future.

Établissez des directives financières claires

Vous n’avez pas besoin d’être comptable pour établir des directives financières. Une façon simple d’établir des directives financières claires est de mettre un panneau à l’avant de votre bureau qui dit : “Tableau noir – Planification financière – Ne jamais oublier”. Chaque fois que vos employés viennent pour une réunion, discutez des directives pour cette réunion et notez tout écart par rapport aux directives. Ce panneau est un excellent moyen de rappeler à tous les membres du groupe ce que l’on attend d’eux et pourquoi.

Notez tout l’argent que vous dépensez

Gardez la trace de tout l’argent dépensé au nom de votre groupe. Cela inclut l’argent dépensé pendant les réunions, les appels téléphoniques et les voyages. À quand remonte la dernière fois où tout le groupe a voyagé ensemble ? Combien ont été dépensés en vols, hôtels, repas, etc. Cela vous aidera à déterminer où votre argent est dépensé et comment il devrait l’être.

Organisez une conférence téléphonique ou une alerte e-mail

Si vous avez plusieurs sites et plusieurs équipes, il peut être pratique de mettre en place une conférence téléphonique ou une alerte e-mail lorsqu’une réunion a été programmée. Ainsi, tous les participants à l’appel peuvent simplement regarder l’ordinateur qui leur a été attribué et voir si une réunion a lieu dans leur région. Si vous préférez que les choses restent plus formelles, vous pouvez organiser une réunion téléphonique au cours de laquelle chaque service se présente individuellement et discute ensuite de ses conclusions.

Utilisez les outils disponibles en ligne

Si vous utilisez un logiciel de planification tiers, vous devrez saisir manuellement les heures auxquelles les différentes équipes doivent se réunir. Cette tâche deviendra de plus en plus difficile à mesure que le nombre d’équipes et de sites augmentera. Vous pouvez également saisir manuellement les heures auxquelles les différentes équipes doivent se réunir. Par exemple, si vous avez deux équipes qui se réunissent tous les mois, vous pouvez simplement cocher la case correspondant au mois où elles se réunissent.

Soyez conscient de la fraude et du gaspillage.

Lorsque vous commencez à chercher un nouvel espace de bureau, soyez attentif aux signaux d’alarme qui indiquent une éventuelle fraude ou un gaspillage. Par exemple, ne signez pas un bail dont le montant est supérieur à celui nécessaire pour répondre à vos besoins financiers. N’oubliez pas que la location de bureaux n’est pas comme l’achat d’une maison. Bien que vous soyez responsable du coût total de l’espace, y compris des frais de clôture, il n’est pas rare que les propriétaires majorent jusqu’à 50 % ou plus le prix réel. Un autre conseil est de vous assurer que vous êtes au courant de toutes les réglementations fédérales et étatiques que votre groupe doit suivre. Par exemple, savez-vous de quel type de protection contre les incendies dispose votre bâtiment ? Est-elle adéquate pour votre activité ?

Remarques finales

La mise en place d’un plan financier clair est essentielle pour toute entreprise. Il vous aidera à déterminer où va l’argent de votre entreprise et à vous assurer qu’il est dépensé à bon escient. Avoir une équipe dédiée qui garde un œil sur les finances pendant que vous n’êtes pas au bureau est un avantage. Cela permet également de discuter avec d’autres personnes du secteur et de savoir comment les autres entreprises gèrent les situations financières lorsqu’elles ne sont pas au bureau. Il existe de nombreuses façons de maintenir la santé financière de votre groupe sur la bonne voie en votre absence. Par exemple, vous pouvez mettre en place un système de suivi de tout l’argent dépensé au nom de votre groupe et établir des directives financières claires. Vous pouvez également être attentif à la fraude et au gaspillage.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *